はじめに
この記事では、私が業務内で実践している議事メモの書き方を紹介しております。新卒社員なら、会議参加前に上司から「議事メモとっておいて！」と言われることも多いのではないでしょうか。ただ、「議事メモってどう書けばいいんだろう…」と頭を悩ます方も多いと思います。本記事では、私が議事メモを作成する際に実践している方法を4点記載いたしました。所属する会社やプロジェクトによって、議事メモの記載事項・内容等は異なる可能性もあることは重々承知ですが、議事メモ作成で頭を悩ましている新卒社員の方に少しでも参考になれば幸いです。
※この記事は「議事メモ」の書き方を記載した文章です。「議事録」の書き方ではございませんので、その点を留意してお読みいただけると嬉しいです。
「議事メモ」と「議事録」の違い。
そもそも「議事メモ」と「議事録」の違いとは何か疑問に思った方もいるかと思います。
簡単にはなりますが、著者が言語化した内容は以下の通りです。
「議事メモ」
→会議の要点をまとめた資料。個人・会議出席者向けに作成・共有されることが多い。責任軽微。
「議事録」
→会議の全容をまとめた資料。個人・会議出席者だけでなく、非会議出席者にも共有する。責任重大。
※以下、参考URL。違いについて更に詳しく知りたい方は覗いてみてください。
議事メモと議事録の違い｜目的・書き方・作成方法・ツールを解説 – SACSCRIBE MEDIA
【議事メモのススメ】議事録ではなく、要点のみ記載した議事メモを書こう – Useful Edge
議事メモの書き方（4選）
・会議録音禁止。要点を抑えて議事をまとめろ。
→録音が習慣化すると一回の会議で議事をまとめる意識が薄れてしまうため、それを省く意図。議事作成の効率化も意図として含まれる。
著者が議事作成時に心がけていることは以下の2点。
⓵Todo（持ち帰り事項）
→何を誰が持ち帰ったのか。
⓶決定事項
→誰が何を承認したのか。
以下、参考資料。（Twitter引用）
また、会議内で不明点等が発生した場合は即座に有識者と認識合わせすることが重要。
作成の流れとしては以下の通り。
⓵会議参加
↓
⓶議事メモ作成
↓
⓷不明点等確認（有識者と認識合わせ）
↓
⓸議事メモ修正
・作成時間の目安。
→「会議時間」×「2倍」が作成時間の限度。
例）会議時間が40分の場合。
「40」×「2」＝「80」となり、80分が議事メモ作成の限度と算出できる。
・年月日は明確に記述しろ。
→月日を記載する際は西暦も合わせて記載すること。
※年次をまたぐ内容であった場合、何年の話か分からなくなるため。
XXXX年○○月△△日。といったように記載するイメージ。
【NG】
「6月30日以降もこのシステムは利用できる」
→西暦が記載されていないため、何年の話か分からない。
【OK】
「2023年6月30日以降もこのシステムは利用できる」
→西暦が記載されているため、何年の話か即座に判断できる。
・質問に対する発言者を明確にしろ。
→会議で決定する内容が重要であればあるほど、裁量権がある人物が意思決定する傾向にある。そのため、決定事項が重要であればあるほど、「最終的に誰が意思決定をしたのか」を明確にして議事におこすこと。
その他（おすすめツールなど）
・YouTube
「議事録」については以下の動画で詳しく説明しております。
議事録作成でお悩みの方はこちらの動画も参考にしてみてください。
・自動作成ツール
著者は使用したことがありませんが、会議音声をアップロードすると自動で議事録を作成してくれるソフトです。
以下、おススメ12選。
【2022年版】議事録作成ツール・サービスおすすめ12選（無料あり） – NotePM
・office365
「Excel」、「Word」、「OneNote」などが「議事メモ」・「議事録」を作成する上で活用されるソフトかと思います。
以下、議事録フォーマット集。
無料で使える議事録フォーマット・テンプレート15選【Excel/Word】 – Workship MAGAZINE(ワークシップマガジン) (goworkship.com)
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